Účetnictví jednoduše. Díl 1.
Vážení čtenáři, vím, že účetnictví je nepopulární a otevírat jím své zářijové hostování (děkuji za pozvání) poněkud netaktické. Přesto Vás požádám, abyste tématu dali šanci – a já Vám zase slíbím, že se jej pokusím podat tak srozumitelně, jak jen dovedu (za cenu jistých, ne však zásadních zjednodušení). Pokud uspěji, možná zjistíte, že základy účetnictví jsou vlastně triviální a že se mohou docela hodit.
Představme si, že jsme 1. ledna založili obchodní společnost, abychom si otevřeli obchod se zmrzlinou. K tomu potřebujeme (a obchodní zákoník vyžaduje) určitou počáteční investici – vezmeme vlastních 200 tis. Kč a vložíme je do společnosti jako základní vklad: tyto peníze se staly majetkem naší společnosti.
| Rozvaha k 1. 1. | |||||
| Peníze | 200 | Základní kapitál | 200 | ||
| Součet | 200 | Součet | 200 |
Uvedené schéma představuje rozvahu: základní účetní výkaz, který napravo znázorňuje pasiva (tedy odkud se prostředky vzaly – byly do společnosti vloženy při založení) a nalevo aktiva (tedy jakou tyto prostředky mají formu – všechen majetek společnosti má zatím formu peněz). Rozvaha ukazuje účetní situaci společnosti k určitému okamžiku: je jako fotografie, ne jako film. K 1. lednu rozvaha naší společnosti vypadala, jak znázorněno výše; k 2. lednu může vypadat zase jinak.
Pozn.: Pro vlastní účely si společnost může sestavit rozvahu každý den – nebo třeba každou hodinu. Pro účely zejména daňové musí obchodní společnosti sestavit rozvahu ke konci každého účetního roku. Společnosti, které mají akcie na burze, pak musí uveřejňovat své finanční výkazy čtvrtletně či pololetně.
Prvního února jsme si půjčili 100 tis. Kč od banky:
| Rozvaha k 1. 2. (po získání úvěru) | |||||
| Peníze | 200 + 100 = | 300 | Základní kapitál | 200 | |
| Bankovní úvěr | 0 + 100= | 100 | |||
| Součet | 300 | Součet | 300 |
Pozn.: Položka „Peníze 200 + 100 = 300“ značí, že před provedením operace (půjčením si peněz) jsme měli v hotovosti 200 tis. Kč, v důsledku provedené operace se nám hotovost zvýšila o 100 tis. Kč, a tedy po provedení operace máme hotovost 300 tis. Kč. Dluh „Dluh vůči bance 0 + 100 = 100” značí, že k před provedením operace jsme “měli” vůči bance dluh 0 Kč (tedy neměli vůči ní žádný dluh), v důsledku provedení operace se nám dluh vůči bance zvýšil o 100 tis. Kč, a tedy po provedení operace vůči bance dlužíme 100 tis. Kč. Ostatní položky rozvahy se nezměnily.
Dluh vůči bance uvádíme v rozvaze napravo, tedy na straně, kde se vykazuje, odkud se prostředky vzaly (proč máme další majetek? protože nám na něj půjčila banka). O tutéž částku se nám ovšem zvýší i položka “Peníze” nalevo, neboť nově nabytý majetek musí projevit v nějaké formě, zde ve formě peněz přibyvších půjčkou na účtu. Aktiva (či jejich část) mohou přirozeně svou formu změnit, jak uvidíme hned dále.
Pozn..: Odlišujme pojmy majetek a čistý majetek (srov. i § 6 odst. 1 ObchZ vs. § 6 odst. 3 ObchZ). Předpokládejme, že: nemám žádný majetek; půjčíte mi 200 tis. Kč; za tuto částku si koupím automobil. Pak tento automobil nepochybně vlastním (mám ve svém majetku): můj majetek pak bude mít hodnotu 200 tis. Kč (přestože ještě před chvílí, než jste mi půjčili, měl hodnotu 0). Jestliže bych od hodnoty celého svého majetku (automobilu v ceně 200 tis. Kč) odečetl výši svého dluhu vůči Vám (rovněž 200 tis. Kč), dopočetl bych se svého čistého majetku. Ten je přirozeně nulový – jak před půjčkou peněz a koupí automobilu, tak i po nich.
Prvního března, nakoupíme za naše peníze pojízdný chladící stánek (který je nám ihned dodán): zaplatíme za něj 50 tis. Kč. Tato operace se projeví v naší rozvaze dvěma způsoby: Jednak se sníží položka peníze na 250 tis. Kč (=300 – 50). Jednak se nám mezi aktivy objeví stánek v pořizovací ceně 50 tis. Kč.
| Rozvaha k 1. 3. (po nákupu stánku) | |||||
| Stánek | 0 + 50 = | 50 | Základní kapitál | 200 | |
| Peníze | 300 - 50 = | 250 | Bankovní úvěr | 100 | |
| Součet | 300 | Součet | 300 |
Jak vidíme, na straně pasiv se nic nezměnilo – veškerý majetek společnosti je stále financován stejným způsobem (200 základního vkladu, 100 úvěru); tento majetek pouze z části změnil formu (peníze->stánek).
Prvního dubna ještě nakoupíme sto balení zmrzliny – tato balení zaplatíme ihned, avšak mají nám být dodány až následující měsíc. Pro jednoduchost předpokládejme, že jedno balení stálo 1 tis. Kč, a že tedy celkové výdaje při nákupu činy 100 x 1 tis. Kč = 100 tis. Kč. – o tuto částku se nám sníží peníze (za nákup balení jsme platili ihned).
Co za tyto peníze získáme? Ne ještě balení se zmrzlinou (ta nám budou dodána terpve za měsíc), avšak pohledávku za dodavatelem--právo na získání zmrzliny. Toto právo představuje jednu z forem, v jaké se projevuje majetek naší společnosti (jako mohu prodat či zastavit třeba stánek, tak mohu prodat či zastavit i naši pohledávkou), a proto leží v rozvaze nalevo.
| Rozvaha k 1. 4. (po nákupu zmrzliny) | |||||
| Stánek | 50 | Základní kapitál | 200 | ||
| Peníze | 250 - 100 = | 150 | Bankovní úvěr | 100 | |
| Pohledávka-zmrzlina | 0 + 100 = | 100 | |||
| Součet | 300 | Součet | 300 |
Měsíc na to, 1. května, jsou nám balení zmrzliny skutečně dodána:
| Rozvaha k 1. 5. (po dodání zmrzliny) | |||||
| Stánek | 50 | Základní kapitál | 200 | ||
| Peníze | 150 | Bankovní úvěr | 100 | ||
| Zmrzlina | 0 + 100 = | 100 | |||
| Pohledávka-zmrzlina | 100 - 100 = | 0 | |||
| Součet | 300 | Součet | 300 |
Jak jsme viděli, v důsledku dodávky zmrzliny se položka Pohledávky „přelije“ do položky Zmrzlina.
Prvního června se nám podaří najednou prodat 50 balení zmrzliny, jedno balení za 1200 Kč. (Za zmrzlinu je nám okamžitě zaplaceno.)
Celou operaci rozdělme do dvou (pomyslných) kroků:
V prvním kroku odebereme 50 balení zmrzliny ze skladu a vznikne nám náklad-ztráta – ve výši 50 tisíc, neboť při nákupu jsme za jedno balení zmrzliny zaplatili 1000 Kč, což vynásobeno 50 (počet balení odebraných z rozvahy) činí právě 50 tis. Kč:
| Rozvaha k 1. 6. (po kroku 1: odebrání zmrzliny z rozvahy) | |||||
| Stánek | 50 | Základní kapitál | 200 | ||
| Peníze | 150 | Zisk/ztráta | 0 - 50 = | -50 | |
| Zmrzlina | 100 - 50 = | 50 | Bankovní úvěr | 100 | |
| Součet | 250 | Součet | 250 |
(Před „spotřebováním“ zmrzliny jsme ji měli za 100 tis. Kč; spotřebovali jsme jí za 50 tis. Kč; tzn. po provedení operace máme zmrzliny za 50 tis. Kč. Před „spotřebováním zmrzliny jsme dosud neměli žádný zisk ani ztrátu; v důsledku „spotřebování“ zmrzliny nám vznikla ztráta 50 tis. Kč.)
Ve druhém kroku zaúčtujeme 60 tis. Kč jako cenu, za kterou zmrzlinu prodáváme našim zákazníkům-odběratelům. O těchto 60 tis. Kč se zvýší položka „Peníze“ (předpokládáme, že je nám zaplaceno okamžitě). Tato platba představuje zisk, a tedy o ni položku Zisk/Ztráta zase zvýšíme (poté, kdy byla v prvním kroku snížena).
| Rozvaha k 1. 6. (po kroku 2: zaúčtování platby za zmrzlinu) | |||||
| Stánek | 50 | Základní kapitál | 200 | ||
| Peníze | 150 + 60 = | 210 | Zisk/Ztráta | -50 + 60 = | +10 |
| Zmrzlina | 50 | Bankovní úvěr | 100 | ||
| Součet | 310 | Součet | 310 |
A skutečně: celou operací nám vznikl zisk 10 tis. Kč – prodali jsme za 60 tis. Kč zmrzlinu, kterou jsme nakoupili za 50 tisíc.
Jen pro názornost si spojme dvě předchozí tabulky do jedné, tedy ukažme veškeré změny, kterými prošla v důsledku prodeje zmrzliny a zaúčtování platby rozvaha k 1. červnu oproti rozvaze k 1. květnu:
| Rozvaha k 1. 6. (po obou krocích: prodeji zmrzliny a zaúčtování platby) | |||||
| Stánek | 50 | Základní kapitál | 200 | ||
| Peníze | 150 + 60 = | 210 | Zisk/ztráta | 0 + 10 = | +10 |
| Zmrzlina | 100 - 50 = | 50 | Bankovní úvěr | 100 | |
| Součet | 310 | Součet | 310 |
Proč položka Zisk/Ztráta leží na pravé straně rozvahy, tj. na straně pasiv? Protože tak jako ostatní pasiva odpovídá na otázku, odkud se vzaly prostředky na pořízení majetku společnosti (jehož jednotlivé formy znázorňuje levá strana rozvahy—strana aktiv). Tak na otázku „proč máš svůj majetek, svá aktiva?“ může obchodní společnost odpovědět: -- protože jsem si ho pořídila ze základního vkladu; -- protože mi na něj někdo půjčil; -- nebo protože jsem si na něj svou předchozí činností vydělala.
Princip podvojného účetnictví: Asi jste si povšimli, že ve všech výše znázorněných rozvahách se aktiva rovnala pasivům (tj. součet čísel na levé straně rozvahy se rovnal součtu čísel na pravé straně rozvahy – srov „Součet“ uvedený pod tabulkami). To není náhoda. Že se aktiva vždy musí rovnat pasivům, je základní pravidlo účetnictví. Lze si říci, že tak to prostě je, anebo si třeba vzpomenout, že aktiva (levá strana rozvahy) a pasiva (pravá strana rozvahy) představují dvojí pohled (každý z jiného úhlu) na tutéž skutečnost -- zleva, v jaké formě se majetek společnosti nachází, zprava, z jakých zdrojů společnost tento majetek pořídila (děkuji, Christabel).
Řekněme, že 1. července se v důsledku naší nepozornosti při obsluze chladícího stánku zkazila veškerá zbývající balení zmrzliny – vyhodíme je do koše. Nepochybně tak položka Zmrzlina (na levé straně rozvahy) klesne z 50 na 0 (přičemž tu již není žádná další položka na levé straně aktiv, která by se v důsledku zkažené zmrzliny změnila). Aktiva se však musí vždy rovnat pasivům (základní pravidlo účetnictví), a tedy není možné, aby aktiva klesla o 50, zatímco pasiva se nezměnila. A skutečně: zkažení zmrzliny se promítne do „vyrovnávací“ položky Zisk/Ztráta (když je zřejmé, že žádnou jinou položku na pravé straně pasiv nemohlo ovlivnit).
| Rozvaha k 1. 7. (po vyhození zmrzliny) | |||||
| Stánek | 50 | Základní kapitál | 200 | ||
| Peníze | 210 | Zisk/ztráta | 10 - 50 = | -40 | |
| Zmrzlina | 50 - 50 = | 0 | Bankovní úvěr | 100 | |
| Součet | 260 | Součet | 260 |
Pro názornost si uvědomme, jak probíhal prodej zmrzliny 1. června (v prvním kroku jsme odebrali z rozvahy zmrzlinu za 50 tis. Kč a vznikla nám ztráta 50 tis. Kč; teprve ve druhém kroku jsme zaúčtovali platbu od zákazníků ve výši 60 tis. Kč, čímž se o 60 tis. Kč zvýšila naše hotovost (Peníze) a položka Zisk/Ztráta překlopila z -50 na +10). Zkažení zmrzliny je jako onen první krok (zmrzlinu jsme odebrali z rozvahy), který již nedoprovází krok druhý (za zkaženou zmrzlinu nám nikdo nezaplatí).
Ze základního pravidla účetnictví (vždy platí: aktiva=pasiva) tedy vyplývá: Pokud se nějaká položka na straně aktiv (vlevo) zvýší o X Kč, musí se zároveň o X Kč buď snížit jiná položka na straně aktiv-vlevo (aby součet aktiv zůstal nezměněn), anebo zvýšit nějaká položka na straně pasiv-vpravo (aby aktiva i pasiva vzrostly o stejnou částku).
Obdobně: Pokud se určitá položka na straně aktiv (vlevo) sníží o X Kč, musí se zároveň o X Kč buď zvýšit jiná položka na straně aktiv-vlevo (aby součet aktiv zůstal nezměněn), anebo snížit nějaká položka na straně pasiv-vpravo (aby aktiva i pasiva vzrostly o stejnou částku). Pokud se nějaká položka na straně pasiv (vpravo) zvýší o X Kč, musí se zároveň o X Kč buď snížit jiná položka na straně pasiv-vpravo (aby součet pasiv zůstal nezměněn), anebo zvýšit nějaká položka na straně aktiv-vlevo (aby aktiva i pasiva vzrostly o stejnou částku). Pokud se nějaká položka na straně pasiv (vpravo) sníží o X Kč, musí se zároveň o X Kč buď zvýšit jiná položka na straně pasiv-vpravo (aby součet pasiv zůstal nezměněn), anebo snížit nějaká položka na straně aktiv-vlevo (aby aktiva i pasiva klesly o stejnou částku).
Názorná schémata, jak se jednotlivé dílčí účetní operace mohou projevit v rozvaze:
| A | P |
| + | + |
| A | P |
| + | |
| – |
| A | P |
| – | – |
| A | P |
| + | |
| – |
Právě výše uvedené znázorňuje onu "podvojnost" podvojného účetnictví: každá účetní operace se musí projevit ne jen v jedné položce rozvahy (na jednom účtu), nýbrž v položkách (na účtech) dvou. Jen tak zůstane rozvaha v rovnováze a základní pravidlo účetnictví (aktiva se vždy rovnají pasivům) neporušené.
Závěr: Neveselý okamžik: zmrzlina zkažená, k 1. červenci 40 tisíc ztráty. Přesto na tom naše společnost není nijak špatně: čeká ji mohutná expanze a v příštím díle bude mimo jiné investovat do uměleckých předmětů i cenných papírů.
A my se už zaměříme ani ne tak na základní mechaniku účtování jako spíše na obchodní souvislosti a na smysl a omezení účetního systému.
Děkuji za komentáře a otázky v diskuzi, na které se pokusím rychle odpovědět.